Responsabilités

• Assurer un accueil de qualité en veillant à la prise en charge des visiteurs ;
• Aider l’UGP en traduisant/rédigeant une variété de documents de routine, en appliquant des compétences efficaces de relecture et de grammaire en français et dans d’autres langues.
• Maintenir à jour les dossiers de projets (papier et électroniques) et récupérer les données de diverses sources et les compiler à l’usage parties prenantes du projet.
• En collaboration avec les membres l’UGP, suivre les activités spécifiques (financières, suivi évaluation …).

Gestion de l’information et interaction avec parties prenantes :

• Réceptionner et enregistrer les courriers Arrivée ;
• Préparer les correspondances et enregistrer les courriers Départ ;
• Distribuer les courriers imputés aux membres de l’équipe et assurer le suivi de leur traitement ;
• Coordonner l’ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du projet.
• Superviser la diffusion des notes de services internes, circulaires, rapports, documents de travail etc.
• Tenir et mettre à jour les listes de distribution dans le cadre des activités des Projets, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts et distribuer les documents à l’équipe.
• Maintenir à jour les documents de travail et les autres fichiers (papier et électroniques).
• Créer et gérer un système de classement et de suivi des dossiers selon le mode de classement approprié et veiller à leur confidentialité;

Gestion du temps et Planification des tâches :

• Organiser le calendrier de travail et les rencontres de l’unité de gestion ;
• Organiser les réunions, préparer, rédiger et mettre à jour les correspondances, saisir et distribuer les documents nécessaires à la tenue de la réunion ;
• Gérer les aspects logistiques des rencontres et manifestations placées sous l’égide du Projet;
• Coordonner la gestion du temps et les calendriers d’activités, en tenant compte des priorités actuelles et futures,
• anticiper sur les changements et communiquer les informations au personnel approprié, à l’intérieur et à l’extérieur,
• suivre et rendre compte des aspects des activités opérationnelles de l’équipe;
• Suivre les tâches/étapes de projet/calendriers assignés à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau,
• assurer la coordination des activités avec le personnel concerné,
• fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet,
• Travailler à la finalisation des rapports préparés par les membres de l’UGP,
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification des divers événements du projet,

Autres tâches

• Préparer les missions du projet s’il y a lieu en étroite collaboration avec le SPM et le RAF;
• Elaborer et distribuer les ordres de mission des acteurs du Projet conformément aux procédures définies dans le manuel de procédures administratives ;
• Assister les Spécialistes du projet dans la gestion administrative du personnel (dossiers du personnel, élaboration et suivi du planning des congés, élaboration et suivi du planning de l’évaluation du personnel);
• Servir de remplaçant aux autres membres de l’unité de gestion et aux assistants de l’équipe de travail pour les tâches de projet et administratives ;
• Effectuer des tâches analytiques à la demande du Coordonnateur ;
• Effectuer toute autre tâche administrative qui lui sera confiée dans le cadre des activités du projet.

Critères de sélection:

Éducation

• Avoir un diplôme minimum Bac+2 en gestion administrative, logistique, assistanat de direction ou tout autre diplôme équivalent est souhaitable.

Expérience requise

• Avoir un minimum de cinq (5) ans d'expérience en tant qu’assistant(e) administratif(ve) dans un projet de développement.

Compétences requises

• Capacité à apporter un soutien logistique ;
• Capacité à gérer les données, les documents, la correspondance et les rapports ;
• Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois ;
• Avoir de bonnes compétences dans la gestion de flux d’information et de travail.
• Orienter résultats
• Avoir le sens des responsabilités
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle / d’un sens des affaires
• Mener une réflexion analytique et stratégique
• Travailler en équipe / s’autogérer et gérer ses relations
• Communiquer de façon percutante
• Bonne capacité rédactionnelle
• Intégrité.

Connaissances linguistiques et informatiques

• Parfaite maîtrise du Français oral et écrit;
• Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Google suite, et de l’outil internet.